Das Bestellen von IT Leistungen geschieht heute noch sehr oft manuell über Dokumente, die der Endanwender ausfüllen und dann per E-Mail verschicken muss. Diese Art der Bedarfsanforderung ist heute nicht mehr zeitgemäß, da der Prozess als solches zu aufwändig und zu langsam ist.

 

Abgesehen von den Fehlern die in der Übertragung stattfinden, gibt es zu viele Medienbrüche. "Produkte und Leistungen sollten so einfach bestellbar sein wie ein Buch bei Amazon. Diese Aussage hören wir immer wieder.", so Heinz Bölling, CEO der ITAM Group.

Das Bereitstellen von Servicekatalogen über klassiche Service Request-Systeme ist nicht praktikabel und für den Anwender zu umständlich. Darüber hinaus müssen die Leistungen fachlich geprüft und oft auch kaufmännisch genehmigt werden. Somit ist es absolut notwendig, die Organisationsstrukturen sowie die Freigabestrategien zu hinterlegen.

Der optimale Order-Prozess startet bei der Auswahl der Leistungen über einen Servicekatalog und endet mit der Bereitstellung beim Endanwender.

Während klassische Beschaffungsprozesse mit dem Verbuchen der Rechnungen enden, starten die IT Aktivitäten eigentlich erst, wenn die Ware auch im Hause ist. Somit muss der Beschaffungsprozess über den Wareneingang hinaus verlängert werden.

Mit OfficeASSET haben Sie die Möglichkeit, den gesamten Beschaffungsvorgang zu steuern sowie die beteiligten Partner mit anzubinden. Fertige Schnittstellen in gängige ERP Systeme wie SAP sind vorhanden. Das Einbinden von Ticketsystemen ist ebenso möglich wie das Genehmigen von Bedarfen per E-Mail.

Ablauf eines Order Prozesses samt zugehöriger Ressourcen, Subprozesse und Dokumente (Klick zur Vergrößerung):


Screenshot aus der Demo-Umgebung (Klick zur Vergrößerung):